Le système de signature dématérialisée était jusqu'à maintenant très peu utilisé jusqu'à ces deux dernières années. La pandémie nous a contraint à nous réinventer et notamment de faire d'avantage usage des outils digitaux. Elle apporte un réel gain de temps aux entreprises, et apporte un certain niveau de sécurité puisqu'elle comprend un caractère authentique et juridique aux données signés numériquement.
Les avantages
Le gain de temps
Nous courrons tous après le temps et c'est d'autant plus vrai lorsqu'il s'agit de signer des documents puisqu'il faut organiser des rendez-vous avec nos clients et fournisseurs, prendre le temps de se déplacer, lire (à l'avance ou non) le document pour ensuite le signer. Cette démarche peut également être onéreuse pour en fonction des distances et des moyens de transport nécessaire pour se rendre au rendez-vous. Bref, plus vite un document peut être signé, plus vite l'accord peut être conclu, c'est là qu'intervient notre outil numérique et sa simplicité d'accès et d'authentification des contractants.
Le recours à la signature électronique peut faire gagner un temps considérable à la fois à la personne qui édite le document mais également à celle qui le signe. Cette démarche est également écologique puisqu'elle permet d'éviter d'imprimer les documents, le signer pour enfin le renumériser. Nous gagnons de précieuses minutes et pouvons-nous consacrer à d'autres activités.
La sécurité des documents
La signature électronique ou eSignature assurer un haut niveau de sécurité pour les documents notamment parce qu'elle assure que le document n'a pas été falsifié, elle permet de contrôler l'identité des contractant qui signent le document. Cette solution s’adapter à tout type de situation :
- Signature électronique simple : vous permet de certifier l'authenticité de documents qui ne nécessitent pas un haut niveau de protection;
- Signature électronique avancée : vous permet de certifier des documents importants (commandes, ...)
- Signature électronique qualifiée : accompagné d'un certificat de signature électronique, elle est utilisée pour l'établissement de contrat commerciaux ou bancaires.
Ce dispositif vous permet également de savoir quand a été signé le document et les informations concernant le signataire (qui).
Le coût
Les solutions de signature électronique offrent un avantage économique notamment sur les matières premières (papier, tonner), les frais d'envoi document (timbre, enveloppe, poids) ce qui représente à l'échelle d'une PME une économie non négligeable. D’après les sondages, les entreprises qui utilisent les logiciels de signature électronique économisent jusqu’à 33€ par accord.
Relation avec votre client
La signature électronique facilite les relation avec vos client. Elle vous permet de collecter rapidement et facilement la signature de vos client, réduit vos délais et donc démontre votre réactivité et votre professionnalisme. Vous instaurer ainsi un climat de confiance entre votre entreprise et votre client, ce même de l'autre côté du globe ! Les documents sont à la disposition 24h/24 7j/7 de vos clients, ils peuvent en prendre connaissance au moment qui les intéresse le plus et où ils sont le plus disponible intellectuellement pour signer.
Reconnaissance juridique
La signature dématérialisée est reconnue depuis 2016 légalement, avant les contours n'étaient pas suffisamment clair et permettait facilement de contester ces éléments de peuvent mais depuis l'avènement du règlement EIDAS, la signature électronique a désormais la même force probante qu'une signature manuscrite.
Pour être reconnues valable la signature doit comprendre les caractéristiques suivantes :
- Être unique pour chaque signataire ;
- Permettre la vérification des identités des contractants ;
- Être conçue selon une méthode sécurisée ;
- L'intégralité du document doit être soumis au contrôle de son signataire ;
- Permettre de détecter toute modification du document (hash).
Ce sont ces critères qui permettent de garantir que les signatures électroniques soient fiables et dignes de confiance.
Le coût pour votre entreprise
Il existe une multitude de prix pour ce même service. Il dépend principalement de la quantité de documents signés, du niveau de sécurité dont vous avez besoins et à fortiori des garanties que vous souhaitez.
Voici quelques exemple de tarifs proposés par trois prestataires de service informatique concernant les solutions de signature électronique :
- Yousign : ce prestataire vous propose des signatures électroniques à partir de 9€/mois pour 10 signatures, puis 25 €/mois par utilisateurs en signature illimité enfin 75 €/mois si vous souhaitez intégrer ces fonctionnalités dans vos outils via des API pour 500 signatures/an.
- Docusign : ce prestataire vous propose également plusieurs formules allant de 9 € /mois à 38 €/mois puis un tarif sur mesure avec des accès aux fonctionnalité de SSO et API
- GetAccept : ce prestataire vous propose des formules allant de 15 €/ utilisateur/ mois à 45 €/ utilisateur/ mois puis des tarifs sur mesure.
Expert en Ingénierie Informatique, cela fait 10 ans que je m’efforce de répondre à de nouveaux défis, des projets ambitieux et surtout de construire ou faire évoluer un univers numérique. Je fais tout mon possible pour rendre la vie numérique agréable tout en cherchant des solutions à vos problématiques.